プライベート同様、仕事上でもメールを使う機会が増えています。
社外・社内問わず、連絡事項の半分はメールに頼っています。
時間を問わず、いつでも送れますし、文章として残るので「言った、言わない」
「聞いた、聞いていない」というトラブルが防げます。
しかし、緊急時や重要なものについてはメールでの連絡は如何なものかと
思います。これだけ普及しているにも関わらず、依然としてこまめに
チェックしない人もいますし、酷い人になると「メールはほとんど見ないから
分からないよ、知らないよ」と開き直ります。
また、送り手(書き手)の文章力にもよりますが、受け手(読み手)に
意図がいまいち伝わらない、文章に緊迫感が感じられない等々で、さらっと
読み流してしまうなんてことも。文章では表現し辛い内容だってあります。
そんなわけで、急ぎの内容、大事な内容については直接出向いて話す、
あるいは電話でのやり取りにしてます。
あと、メールでの苦情。今日も社内の別の部署からありました。
ちょっとした行き違いで結果としてトラブルが生じてしまいましたが、
その件に対してのクレームが凄かったです。送ってきた人はいつも
そうなので、驚きはしませんが、とにかく「ここまで書くか」という
内容。これではケンカです。悪いのはこっちなのですが、いつも
逆ギレ状態。何度返信してやろうと思ったことか。
文章での苦情は相手の顔が見えない分、ついついきつい内容になって
しまいます。しかし、これからも一緒に仕事をしていかなくてはならない
関係なのですから、メールではなく、電話やあるいは直接怒鳴り込んで
くれば良いと思うのですが。。。
売られたケンカは買うということで、たまにメールでケンカをする人が
いますが、たまらないのはccで入っている人。お互い「全員に返信」に
するもんで、ケンカに付き合わされてしまいます。新着メールだと思って
開いたら、誹謗・中傷メールが飛び交っていたなんてことも。迷惑な
話です。
あと、返信で元の文章をいっぱいぶら下げる人。いらない文章は削って、
相手が読みやすいよう、内容を簡潔にすべきです。
コミュニケーションのツールとしては非常に便利なメールですが、
使い方を間違えると思わぬ方向になんてことも。
今一度使い方を再考する必要がありそうです。

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